Nettisisällöt kuntoon kalenteri kädessä

Nettisivujen sisällöt ovat retuperällä. Jos perusesittelyihin on joskus satsattu, ainakin ajankohtaista-palstojen sisällöt ovat vanhentuneita. Tämä vaikeuttaa huomattavasti asiakkaan tiedonsaantia, mutta antaa myös huonon kuvan organisaatiostasi yleensä. Kun puhutaan tekstisisällöistä, asia olisi korjattavissa suhteellisen helposti. Ota sisällöntuotanto tosissasi ja merkitse se kalenteriisi muiden tärkeiden tehtävien joukkoon.

Suurin osa yrittäjistä on hyvä vain omalla ydinosaamisalueellaan. Sitä ei välttämättä ole kirjoittaminen. Kirjoittamista voi tietysti harjoitella, mm. Facebookissa Kirjoituskoulu a la Alasilta -sivulla, mutta suurempana ongelmana pidän asian ”unohtumista”. Muun kiireen ja tohinan keskellä auttaa vain kalenteri. Päivityksiin kannattaa varata aikaa etukäteen ja säännöllisesti, vaikka kuukausittain. Päivässä ehtii aika paljon, eli varaa kalenteristasi vaikka jokaisen kuukauden viimeinen perjantai nettisisältöjesi päivittämiseen.

Tee toimituksellinen suunnitelma ja aikataulu

Sisällöntuottaja on julkaisija. Suuretkin kustantajat ja julkaisijat laativat  julkaisusuunnitelmia. Mikset sinä tekisi samoin, esimerkiksi aina vuodeksi eteenpäin. Se ei tarkoita, ettet voisi poiketa suunnitelmasta, jos olosuhteet muuttuvat, mutta ilman suunnitelmaa homma ei varmastikaan toimi.

Hyvän sisällön luominen vaatii aikaa riippumatta siitä, tuleeko sisältö olemaan blogikirjoituksia, asiakaslehtiä, tiedotteita, videoita, sähköisiä oppaita tai kirjoja. Joudut tekemään tutkimusta, keräämään tietoa ja kyselemään, mitä asiakkaasi tarvitsevat. Siksi tarvitset kaksi aikataulua:

1. Tee ensin selkeä suunnitelma siitä, mitä ja milloin julkaiset sekä
2. projektiaikataulu sisällöntuottamiselle, miten aineistoa kerätään ja milloin julkaistava materiaali tehdään.

Nimeä vastuuhenkilöt

Vastuualueiden määrittely on tärkeää projektin onnistumiselle. Jokaisella projektilla ja työtehtävällä tulisi olla vastuuhenkilö. Sisältömarkkinointi ei yleensä kaadu sisällön laatuun, vaan aikataulujen pettämiseen. Siksi projektipäällikkö voi olla tärkein henkilö, vaikkei hän itse loisi sisältöjä ollenkaan.

Projektipäällikön on huolehdittava koko hankkeen onnistumisesta, muun muassa sisällönsuunnittelusta, -tuottamisesta, julkaisukanavista ja -tekniikasta.

Pienellä suunnittelulla voi saada ihmeita aikaan – erityisesti sisältömarkkinoinnissa. Paneutumalla,  omistautumisella ja sopivilla rutiineilla minkä kokoinen firma tahansa voi tehdä suuren vaikutuksen asiakkaisiinsa.

Tunnista sisällön lähteet

Perinteisesti sisältö tuotetaan tiettyä projektia varten suunnitelman mukaan. Helposti unohdetaan, että organisaatiossa luodaan sisältöä koko ajan. Tiedottajat kirjoittavat tiedotteita uusista asioista ja tulevista tapahtumista. Johtajat ja työntekijät pitävät puheita ja esitelmiä säännöllisesti. Eli, jos saat oikeudet tallentaa ne videona tai audiona, saat helposti tärkeää sisältöä.

Tekevätkö insinöörit ja tuotekehittelijät dokumentteja suunnittelusta ja laadunvalvonnasta? Jos näin on, voisiko niistä löytyä asiakkaillesi tärkeää tietoa ja tulevaisuuden näköaloja.

Listaa voisi jatkaa loputtomiin ja se vaihtelisi jonkin verran eri organisaatioissa. Tavoitteena on tarkastella, mitä yrityksessäsi tapahtuu ja työstää alkuperäisistä sisällöistä helmet asiakkaittesi ulottuville.

Pienyrityskin tuottaa sisältöä

Kuinka helppo on ajatella, että suuryritykset kyllä tuottavat materiaali, mutta eihän meillä tapahdu mitään merkittävää. Pienen yrityksen asiat eivät yleensä pääse Kauppalehteen tai Taloussanomiin, mutta siitä huolimatta – tai oikeastaan siitä syystä – omalle yritykselle ja asiakkaille merkittävät asiat tulisi julkaista omilla nettisivuilla.

Hanki ulkopuolista apua

Junta42:n ja BtoB Magazinen vuonna 2008 tekemän tutkimuksen* mukaan useimmat bisness-to-bisness-yritykset ulkoistavat sisältöprojekteja.

Kirjoitin artikkelissani Ulkoistaminen ja sisäistäminen, mitä markkinoinnin osa-alueita voi ulkoistaa.  Ulkoistaa voidaan muun muassa projektinhallintaa, sisällöntuottamista, suunnittelua, koodaamista, web-kehittämistä, yleisötyötä**, jakelua, markkinointia, jne.

Kirjoittaminen on vaikeaa ja vaatii harjoittelua. Jos sinulla on kirjoittamisen taito, se on todella hieno asia. Jos ei ole, kannattaa etsiä osaaja yrityksen ulkopuolelta. Sen lisäksi kannattaa aloittaa kirjoitusharjoitukset heti.

Harvoin on mahdollisuutta ulkoistaa koko projektia, mutta ulkoistaa voi osiakin. Esimerkiksi minulla on asiakkaita, jotka lähettävät minulle yrityksensä ajankohtaiset asiat ”ranskalaisilla viivoilla”, joista minä toimitan ne julkaisukuntoon. Samaan tapaan olen auttanut myös blogityyppisissä projekteissa.

* Business-to-Business Custom Publishing Research

** Yleisötyö (audience development) on taiteen parista noussut termi. Mielenkiintoinen tuttavuus.